18 miljoner anledningar att använda e-handel

I en perfekt värld har Sveriges kommuner avtal med alla sina leverantörer. Varje inköpt krita, mattebok, stolar och mutter köps in till ett rabatterat pris i utbyte mot att kommunen handlar fr?n just denna leverantör.
Alla inköp sköts online, via ett ordersystem. Att beställa en ny vara tar p? sin höjd fem minuter. Fr?n leveransbekräftelse till att fakturan dyker upp automatiskt i kommunens affärssystem tar kanske tre minuter.
Redo att bockas av och betalas (i tid.)
Klart.
I en betydligt sämre värld har Sveriges kommuner inte avtal med sina leverantörer. Termen ?sina? leverantörer är en klar överdrift, för att varje inköp som görs kan vara fr?n helt olika leverantörer. I en betydligt sämre värld existerar inte e-order.
Om nya kritor behövs till en förskola, d? g?r en anställd ut i bilen, till pappershandeln, köper pennan, ?ker tillbaka till förskolan med ett kvitto i handen. I bästa fall tog resan 10 minuter. Stolarna, matteböckerna och muttrarna kräver ocks? varsin bilresa till möbelaffären, bokhandeln och bygghandeln. Varje inköp resulterar i pappershandlingar, kvitton och fakturor. Pappershandlingarna g?r p? post till kommunhuset, där de f?r knappas in i affärssystemet. Tv? kan nu bockas av och betalas, tv? andra saknar referens och nu m?ste rätt inköpare hittas för att kunna bokföras ordentligt. I bästa fall tog det 2 dagar, fr?n att fakturan skickades till att den var bokförd.
Klart.
Den riktiga världen är ett sorts mellanting. Vi har all teknik och alla förutsättningar, men den mänskliga faktorn gör sig p?mind. I v?r värld har kommunerna avtal med sina leverantörer. Manuella rutiner s? som att sprätta kuvert med kvitton och fakturor är p? m?nga h?ll inte nödvändiga, eftersom de flesta kommuner f?r e-fakturor fr?n m?nga av sina leverantörer.
E-order är ocks? en verklighet. Fullt möjligt att implementera och att göra en e-order är rent tekniskt precis lika enkelt som i första exemplet. Behöver en anställd p? en mellanstadieskola nya pennor, kan hen klicka hem dem p? ett par sekunder. Fakturan skickas rakt in i affärssystemet, klart.
Men för att göra den perfekta världen till verklighet är det inte bara teknik som ska p? plats, vi m?ste ocks? se till den mänskliga faktorn.
Kort sagt ? vi m?ste f? de som köper in produkterna att göra en e-order.
Didn?t you get the memo?
En mellanstor svensk kommun har mellan 6000 till 9000 anställda. Allt fr?n pedagoger till undersköterskor, träslöjdslärare, fastighetsskötare, v?rdpersonal, enhetschefer?
Att f? ut information till alla de här är s?klart inte omöjligt, men det kan vara sv?rt. Att f? en anställd att göra en e-order till en leverantör, när leverantören änd? bara är fem minuter bort med bil, kan ocks? vara sv?rt.
Att f? n?gon att först? varför e-order är överlägset p? alla vis, är däremot mycket enkelt.
Malmö Stad* satte ig?ng med e-handel 2002. De har räknat ut att de ?rligen sparar 18 miljoner kronor. Det motsvarar kostnaden att driva 3 stadsbibliotek, tv? förskolor ? eller att anställa 40 lärare.
InExchange är ett internetföretag som sedan starten 2008 haft m?let att automatisera affärsprocesser för alla företag, oavsett storlek eller tekniska förutsättningar. Företaget har cirka 60 anställda och huvudkontor i Skövde. Läs mer p? www.inexchange.se

Tags
Top